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Politique de Protection des Données Personnelles

1. Préambule

1.1.SMART ENERGY est représentant d’un groupement d’industriels spécialistes des solutions dédiées à l’efficacité énergétique qui mettent en œuvre différents dispositifs, procédés et programmes permettant à ses clients (essentiellement les entreprises) d’améliorer leur efficacité énergétique. Dans le cadre de ses différentes activités, SMART ENERGY collecte et traite des Données Personnelles permettant d’identifier ses parties prenantes : salariés, clients, fournisseurs, actionnaires, etc.

1.2.En tant qu’organisation qui traite des Données Personnelles, SMART ENERGY reconnaît qu’il est primordial d’en contrôler la collecte, la conservation, l’utilisation et la destruction afin de se conformer à la Loi n°2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel en Côte d’Ivoire. A ce titre, SMART ENERGY a désigné un Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer), en charge d’assurer sa conformité à la règlementation applicable en matière de Protection des Données Personnelles.

1.3.A travers la présente Politique de Protection des Données Personnelles (la « Politique »), SMART ENERGY s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles permettant de garantir le traitement équitable, transparent, licite et adéquat des Données Personnelles.

1.4.Cette Politique traduit l’ensemble des engagements pris par SMART ENERGY en matière de protection des Données Personnelles.

2. Définitions

2.1.Catégories Particulières de Données Personnelles - Données Personnelles qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données génétiques (c’est-à-dire les informations sur leurs caractéristiques génétiques héritées ou acquises), les données biométriques (c’est-à-dire les informations sur leurs caractéristiques physiques, physiologiques ou comportementales telles que les images faciales et les empreintes digitales), la santé physique ou mentale, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle et le casier judiciaire. Les Catégories Particulières de Données Personnelles sont soumises à des contrôles supplémentaires par rapport aux Données Personnelles ordinaires.

2.2.Correspondant à la Protection des Données - Personne en charge de contrôler la conformité aux Législations sur la Protection des Données. Le Délégué à la Protection des Données est associé à toutes les questions relatives à la protection des Données Personnelles, notamment en cas de nouveau projet entrainant la collecte, la conservation et/ou l’utilisation de Données Personnelles. Il assure un rôle de conseil et d’alerte. Il est également l’interlocuteur spécialisé et privilégié des autorités de contrôle compétentes en matière de protection des Données Personnelles et des Personnes Concernées, notamment lorsque ces dernières souhaitent exercer les droits qu’elles détiennent en vertu des Législations sur la Protection des Données.

2.3.Données Personnelles - Toute information sur une Personne Concernée qui l’identifie ou qui permet de l’identifier, éventuellement en conjonction avec d’autres informations détenues. Les Données Personnelles sont définies de manière très large et incluent des éléments tels que le nom, l’adresse géographique, l’adresse électronique (y compris dans un contexte professionnel, les adresses électroniques des Individus dans des entreprises telles que prénomnom@smartenergy.ci), l’adresse IP, le numéro de téléphone personnel ainsi que des catégories de données plus sensibles comme l’appartenance syndicale, les données génétiques et les croyances religieuses. Ces types de données plus sensibles sont appelés « Catégories Particulières de Données Personnelles » et sont définis ci-dessus. Les Catégories Particulières de Données Personnelles bénéficient d’une protection supplémentaire en vertu des Législations sur la Protection des Données.

2.4.Législations sur la Protection des Données - Le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679) et toutes les lois applicables en matière de collecte, de conservation et d’utilisation des Données Personnelles et de protection de la vie privée et tous les codes de bonnes pratiques applicables émanant d’une Autorité de Contrôle, y compris, en Côte d’Ivoire, la loi n°2013-450 relative à la protection des données à caractère personnel.

2.5.Personne Concernée - Les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement, à partir des informations dont dispose SMART ENERGY. Par exemple, une personne concernée pourrait être identifiée directement par son nom ou indirectement par son sexe, son emploi et sa société, si ces informations sont utilisées pour déterminer qui elle est. Les Personnes Concernées englobent l’ensemble des parties prenantes de SMART ENERGY.

2.6.Traitement des Données Personnelles (« Traitement ») - Toute opération ou ensemble d’opérations appliquées à des Données Personnelles (par exemple : collecte, éventuellement enregistrement, conservation, consultation ou destruction de Données Personnelles).

3. Utilisation licite des Données Personnelles

3.1.SMART ENERGY s’engage à uniquement traiter les Données Personnelles de manière licite. Ainsi, pour chaque Traitement mis en œuvre, SMART ENERGY aura préalablement identifié la base juridique sur laquelle se fonde celui-ci. Cette base juridique est portée à la connaissance des Personnes Concernées lors de la collecte des Données Personnelles.

3.2.Par ailleurs, lorsque SMART ENERGY collecte, conserve et utilise des Catégories Particulières de Données Personnelles, elle s’assure de respecter les conditions légales supplémentaires requises.

3.3.SMART ENERGY s’engage également à collecter les Données Personnelles pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. En aucun cas les Données Personnelles collectées ne sauraient être ultérieurement traitées d’une manière incompatible avec les finalités initialement établies.

4. Traitement loyal et transparent

4.1.Lorsque SMART ENERGY recueille des Données Personnelles directement auprès des Personnes Concernées, SMART ENERGY s’engage à les informer des conditions dans lesquelles leurs Données Personnelles sont traitées.

4.2.Ainsi, pour chaque Traitement de Données Personnelles, SMART ENERGY communique aux Personnes Concernées, à minima, les informations suivantes :

L’identité et les coordonnées du responsable de Traitement ;
Les coordonnées du Correspondant à la Protection des Données ;
La finalité pour laquelle les Données Personnelles sont traitées ;
La base juridique du Traitement des Données Personnelles ;
Le caractère facultatif ou obligatoire de la fourniture des Données Personnelles, et les conséquences éventuelles d’un défaut de fourniture ;
Les destinataires ou les catégories de destinataires des Données Personnelles ;
La durée de conservation des Données Personnelles, ou en cas d’impossibilité, les critères permettant de la déterminer ;
L’existence et les modalités d’exercice des droits que détiennent les Personnes Concernées sur leurs Données Personnelles ;
L’existence du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des données compétente ;
Le cas échéant, l’existence d’une prise de décision automatisée ;
Le cas échéant, les transferts de Données Personnelles effectués à destination d’un pays situé hors de la CEDEAO.

4.3.Si SMART ENERGY reçoit des Données Personnelles d’une autre source que la Personne Concernée elle-même, SMART ENERGY l’informera des conditions dans lesquelles ses Données Personnelles sont traitées. Cette information sera fournie dès que cela sera raisonnablement possible et en tout état de cause dans un délai d’un mois.

4.4.Si SMART ENERGY modifie la façon dont elle traite les Données Personnelles, SMART ENERGY s’engage à en informer les Personnes Concernées dans les meilleurs délais.

5. Qualité des Données Personnelles

5.1.SMART ENERGY s’engage à collecter uniquement les Données Personnelles qui sont strictement nécessaires et pertinentes au regard des finalités poursuivies par les Traitements mis en œuvre. Lors des collectes de Données Personnelles, les données obligatoires et les données facultatives seront clairement identifiées comme telles, permettant ainsi aux Personnes Concernées de conserver la maitrise sur leurs Données Personnelles.

5.2.SMART ENERGY veille à ce que les Données Personnelles traitées soient enregistrées avec exactitude, qu’elles soient tenues à jour et qu’elles soient rectifiées ou effacées en cas de nécessité. Cela se traduit par :

La possibilité laissée aux Personnes Concernées d’entrer en contact avec SMART ENERGY afin de demander la rectification de leurs Données Personnelles.
Une vigilance permanente des membres de SMART ENERGY;

6. Conservation limitée des Données Personnelles

6.1.SMART ENERGY s’engage à conserver les Données Personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

6.2.SMART ENERGY doit également conserver les Données Personnelles pour respecter les obligations légales auxquelles elle est soumise ou parce qu’elles sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Dans ce contexte, les Données Personnelles ne seront pas conservées au-delà des durées de conservation légales et des délais de prescriptions applicables.

7. Communication et transferts de Données Personnelles

7.1.SMART ENERGY s’engage à mettre en œuvre une politique d’habilitation afin de s’assurer que seules les personnes autorisées et ayant une réelle légitimité accèdent aux Données Personnelles collectées et traitées.

7.2.Lorsque SMART ENERGY fait appel aux services de prestataires (« Sous-traitants ») pour traiter des Données Personnelles en son nom et pour son compte, les Sous-traitants sont soumis au respect d’obligations strictes afin de s’assurer que les Données Personnelles sont traitées de manière sécurisée et conforme. Au sein des engagements contractuels conclus, SMART ENERGY se réserve notamment le droit de réaliser des audits, afin de s’assurer du respect des obligations par ses Sous-traitants.

7.3.Dans la mesure où SMART ENERGY procède à des transferts de Données Personnelles vers un pays situé hors de la CEDEAO, SMART ENERGY s’engage à :

Encadrer juridiquement le transfert des Données Personnelles, par exemple en soumettant un dossier de demande d’autorisation de transfert de données après de l’autorité de protection compétente ;
Informer les Personnes Concernées de l’existence du transfert et des garanties encadrant celui-ci.

8. Sécurité des Données Personnelles

8.1.SMART ENERGY prend la sécurité des Données Personnelles très au sérieux et a mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles contre tout traitement illégal ou non autorisé de Données Personnelles, contre toute perte accidentelle, toute détérioration, toute modification ou toute altération non autorisée de Données Personnelles.

8.2.Les procédures et les mesures de sécurité physiques et logiques mises en place sont adaptées en fonction du degré de sensibilité des Données Personnelles, afin qu’elles soient traitées de manière sécurisée de leur collecte jusqu’à leur destruction.

8.3.A ce titre, SMART ENERGY dispose d’un Responsable de Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI/DSI), qui définit et met en œuvre la politique de sécurité.

9. Respect des droits des Personnes Concernées

9.1.SMART ENERGY s’engage à respecter l’intégralité des droits dont disposent les Personnes Concernées en vertu des Législations sur la Protection des Données. Ainsi, à tout moment, les Personnes Concernées peuvent contacter SMART ENERGY afin de :

Demander l’accès aux Données Personnelles que SMART ENERGY détient à leur sujet ;
Faire rectifier les Données Personnelles inexactes que SMART ENERGY détient à leur sujet ;
Faire effacer les Données Personnelles dans certaines conditions ;
Demander la limitation du traitement de leurs Données Personnelles ;
S’opposer au traitement, y compris s’opposer à la prospection ou demander si SMART ENERGY a un intérêt légitime pour le Traitement ;
Se voir fournir les Données Personnelles, dans certaines circonstances, dans un format électronique couramment utilisé et réutilisable ;
Retirer leur consentement à l’utilisation de leurs Données Personnelles lorsque leur Traitement est fondé sur celui-ci ;
Faire connaître leurs directives quant au sort de leurs Données Personnelles après leur décès.

9.2.SMART ENERGY s’assure qu’elle permet aux Personnes Concernées d’exercer leurs droits en les informant des modalités d’exercice de ces derniers au moment de la collecte des Données Personnelles.

9.3.Toute demande d’exercice de droits doit être adressée au Correspondant à la Protection des Données de SMART ENERGY en joignant une copie d’une pièce d’identité :

Par voie postale : DPO de SMART ENERGY, 30 BP 66 Abidjan 30, Côte d’Ivoire
Par email : privacySMART@smartenergy.ci

9.4.A compter de sa réception, SMART ENERGY s’engage à répondre aux demandes dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, sans dépasser le délai d’un mois prévu par les Législations sur la Protection des Données. Ce délai pourra cependant être prolongé de deux mois supplémentaires si cela s’avère nécessaire au regard de la complexité et du nombre de demandes reçues.

10. Mise à jour de la Politique

10.1.La présente version de la Politique de Confidentialité des Données à Caractère Personnel a été rédigée et validée par le Correspondant à la Protection des Données de SMART ENERGY le 22/09/2020. Elle est susceptible d’être modifiée, notamment en cas de modification des Législations sur la Protection des Données.

10.2.La présente Politique sera, à minima, révisée tous les trois ans.

Quelques références